Peringatan (Warning)
- Agar surat yang sudah dibuat dapat memenuhi kaidah substansial dan formal.
- SOP ini mencakup seluruh proses penerbitan dokumen resmi pada lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
- SOP yang sudah disusun dan diberlakukan ini didasarkan pada kondisi semua pejabat terkait berada di tempat tugas.
Dasar Hukum (Legal Basis)
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan.
Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi Republik Indonesia Nomor 32 Tahun 2022 tentang Standar Teknis Pelayanan Minimal Pendidikan.
Peraturan Daerah Kabupaten Kubu Raya Nomor 92 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Pendidikan dan Kebudayaan.
Matriks Prosedur Kerja (Mutu Baku)
| No | Kegiatan | Pelaksana | Kelengkapan | Waktu | Output |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Penerimaan dan verifikasi awal konsep surat dari semua bagian atau bidang | Staf | Konsep surat | 2 Menit | Konsep surat |
| 2 | Penyampaian konsep surat keluar dari semua bagian atau bidang ke Sekretaris | Staf | Konsep surat | 2 Menit | Konsep surat |
| 3 | Memeriksa dan membubuhkan paraf pada konsep surat keluar untuk disampaikan kepada Kepala Dinas | Sekretaris | Konsep surat | 15 Menit | Konsep surat & Disposisi |
| 4 | Penandatanganan konsep surat keluar oleh pejabat yang berwenang | Kepala Dinas | Konsep surat | 15 Menit | Surat keluar |
| 5 | Pencatatan, pemberian nomor surat keluar, serta pembubuhan cap dinas | Staf | Buku Agenda, Surat Keluar | 10 Menit | Surat keluar |
| 6 | Pendistribusian dan pengarsipan surat keluar menggunakan sarana ekspedisi | Staf | Surat Keluar, Ekspedisi | 30 Menit | Surat keluar |
Pencatatan dan Pendataan
Seluruh aktivitas penanganan surat keluar wajib dicatat dan didata secara tertib menggunakan Buku Agenda.
Penutup dan Instruksi Kepatuhan
Standar Operasional Prosedur (SOP) ini merupakan instrumen kendali administrasi yang bersifat mengikat bagi seluruh personil di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya. Untuk menjamin efektivitas distribusi dan ketepatan waktu penanganan dokumen sebagaimana diatur dalam matriks Mutu Baku, prosedur ini diberlakukan dengan asumsi seluruh pejabat terkait berada di tempat. Kepatuhan mutlak terhadap setiap tahapan sangat diperlukan guna menghindari kegagalan pemenuhan kaidah substansial maupun formal dalam tata naskah dinas.