Peringatan (Warnings)
- Bersifat mandatori guna mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang.
- Kepatuhan terhadap mutu baku waktu sangat krusial untuk mencegah stagnasi birokrasi.
- Wajib kehadiran pejabat struktural di tempat tugas (in-place); jika berhalangan berlaku pendelegasian wewenang.
Dasar Hukum
Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
Peraturan Menteri PANRB RI Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan.
Peraturan Mendikbudristek RI Nomor 32 Tahun 2022 tentang Standar Teknis Pelayanan Minimal Pendidikan.
Peraturan Daerah Kabupaten Kubu Raya Nomor 92 Tahun 2019 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas.
Prosedur Operasional (Mutu Baku)
| No | Kegiatan | Pelaksana | Kelengkapan | Waktu | Output |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Menerima, membuka, mencatat, serta memberikan lembar disposisi dan nomor agenda pada surat masuk | Staf | Surat Masuk, Buku Agenda, Lembar Disposisi | 5 Menit | Surat Masuk dan Lembar Disposisi |
| 2 | Memeriksa kelengkapan dan substansi surat masuk untuk diteruskan kepada Sekretaris | Kasubbag | Surat Masuk, Lembar Disposisi | 5 Menit | Surat Masuk dan Lembar Disposisi |
| 3 | Memeriksa kembali dan membubuhkan paraf koordinasi pada surat masuk untuk diajukan ke Kepala Dinas | Sekretaris | Surat Masuk, Lembar Disposisi | 5 Menit | Surat Masuk dan Lembar Disposisi (Paraf) |
| 4 | Menelaah isi surat dan memberikan arahan strategis/instruksi disposisi kepada pejabat terkait | Kepala Dinas | Surat Masuk, Lembar Disposisi | 10 Menit | Surat Masuk dengan Lembar Disposisi yang telah terisi arahan |
| 5 | Mencatat instruksi Kepala Dinas ke dalam Buku Agenda dan mendistribusikan dokumen ke unit kerja terkait | Staf | Buku Agenda, Lembar Disposisi | 10 Menit | Surat Masuk dengan Lembar Disposisi yang telah terisi arahan |
Pencatatan dan Pendataan
Seluruh instrumen administrasi yang dihasilkan, termasuk Lembar Disposisi dan Buku Agenda, harus dikelola berdasarkan prinsip Tata Kearsipan Dinamis. Petugas wajib melakukan indexasi dan pencantuman Kode Klasifikasi Arsip secara akurat untuk memastikan kemudahan penemuan kembali (retrieval).
Penataan dokumen dilakukan sesuai dengan jadwal Retensi Arsip dan Pedoman Tata Naskah Dinas yang berlaku di lingkungan Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Kubu Raya guna menjamin akuntabilitas serta tertib administrasi pemerintahan.